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ミーティングスペースを効果的に計画および管理するためのヒントとツール

ミーティングスペースを効果的に計画および管理するためのヒントとツール

今日、多くの組織はオープンオフィス環境を選択しています。つまり、オフィス階層を破壊し、コラボレーションを促進するために、壁やキュービクルを排除しています。 問題は、人々が時々プライバシーを必要とすることです。 キュービクルでプライベートな電話をかけることができたかもしれませんが、電話ブース、小さな会議スペース、または会議室を見つける必要があります。 また、多くの組織には、この増加する需要を満たすために十分な会議室が割り当てられていません。

プライバシーが重要な場合、スケジューリングが重要になります。 ただし、多くの組織は会議室のカレンダーを効果的に管理していません。 誰も会議室を見つけることができませんが、次の時間のために予約されている空の席が1つあります。 会議がキャンセルされた場合、カレンダーでキャンセルされ、会議室が利用可能になりますか?

技術的には、この問題に対処するためにできることがいくつかあります。 リンクできます 会議プラットフォーム カレンダーに追加し、スケジュールされた時間の10分以内に開始されない会議を自動的にキャンセルします。 また、モーションセンサーを追加して、会議に出席するために部屋に入ったかどうかを確認し、誰かがいる場合にキャンセルされないようにすることもできます。

会議の参加者の数を決定できるカメラがあります。 これは、スケジューリングとメンテナンスに役立つだけでなく、部屋の使用状況に関する有益なメタデータを提供できます。 の ラヒシステム チームは、システムログを監査して、会議が定刻に開始されているか、割り当てられたフルタイムで継続しているかなどを判断することもできます。

その後、カレンダーに戻り、問題のある領域を特定できます。 毎週ミーティングが永久に設定され、そのミーティングを「所有」した従業員が会社でさえ働かないというケースを見てきました。 このようなことが起こらないように、カレンダーにロジックを追加できます。

現在、キャンセルしたくない特定の会議があります。 CEOが10分遅れて実行している場合、会議が予定どおりに開始されていないため、会議室の予約を削除したくないでしょう。 同様に、一部の企業は、エグゼクティブオフィスを補助会議室として使用しています。 CEOが不在の場合、カレンダーはそのオフィスを会議に利用できるものとして表示できます。 CEOの管理者を会議室の「所有者」として設定し、必要に応じて自動設定を上書きできます。

オフィスを持っている人が大量の会議を開いている場合は、セットアップを検討してください。 オーディオおよびビデオ機能 その空間で。 オフィスで小規模な会議を開催し、会議室の需要の一部を減らすことができます。

これらは、Rahi Systemsのオーディオ&ビデオチームがこれらの問題に対処するために使用する手法のほんの一部です。 利用可能な会議室が需要に追いついていない場合は、お問い合わせいただくか、 今月のウェビナーにご参加ください 使用しているスペースの機能を最大限に活用する方法について説明します。 また、新しい施設への移転を計画している場合は、プロセスの早い段階で私たちと交流し、8月の28thに耳を傾けることをお勧めします。

ジャスティン・ロイド

ジャスティン・ロイドについて

RahiのA / Vチームのサービスデリバリマネージャーとして、ジャスティンは、プロジェクトを正常に完了するために適切なリソースが割り当てられるように、戦略的な高レベルの計画を提供します。 ラヒに入社する前は、商業用不動産建設コンサルタントに勤務し、移転管理サービスを提供していました。 これにより、顧客がスペースを活用していることと、テクノロジーを活用してスペースを確保する際に成長する従業員が直面する課題を詳細に理解することができました。 業界を十分に理解したジャスティンは、A / Vをゼロから学び、今日のユーザーのさまざまな環境やオーディオとビジュアルの課題について話すことができます。

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